Las empresas hoteleras y de alquiler de coches, así como las plataformas intermediarias en ambos sectores y las agencias de viaje, deben comunicar al registro los datos de los clientes con los que mantienen relaciones comerciales.
Este registro está recogido en el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre de 2021, que está en vigor desde abril de 2022. Desde entonces, el Ministerio ha mantenido un diálogo constante con los sectores afectados y aplicado distintas moratorias a su puesta en funcionamiento para facilitar su adaptación al nuevo mecanismo de recogida de datos.
El registro de pernoctaciones hoteleras existe desde 1959, y había quedado obsoleto con el paso del tiempo al no recoger nuevas modalidades de negocio como las viviendas turísticas de corta duración o los portales y centrales de reserva de habitaciones a través de medios digitales en internet.
El nuevo registro permite ahora recabar los datos de los usuarios de hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural o análogos; apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico, campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, así como operadores que presten servicios de intermediación entre la hospedería y los consumidores y plataformas digitales de reservas.
Estas empresas solo deberán volcar en el nuevo registro aquellos datos que recaben para su propia gestión comercial, datos que en su mayoría son los mismos que ya comunicaban al anterior registro activo desde 1959. Respecto a la identidad de los clientes, la principal novedad consiste en hacer constar la relación de parentesco cuando algún grupo incluya a menores de edad, mientras que sobre las operaciones comerciales deberán precisar el medio de pago e identificar la transacción si se abona mediante tarjeta de crédito, transferencia bancaria o plataforma digital de pago, sistemas inexistentes hace 65 años.
Respecto al registro del alquiler de vehículos a motor, existe desde 1974 y su normativa también ha quedado desfasada medio siglo después. Como en el caso anterior, el nuevo sistema obliga también, junto a las empresas dedicadas expresamente al alquiler de vehículos, a los operadores y las plataformas digitales dedicadas a la intermediación en estas actividades a través de internet.
Un sistema más ágil
El nuevo registro está alojado en la aplicación ses.hospedajes, gestionada por la Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior, responsable de la custodia y protección de los datos que en ella sean alojados.
Esta aplicación simplifica y facilita las labores de procesado e integración de la información, ya que elimina los antiguos libros de registro que debían elaborar las propias empresas y los sustituye por la agilidad y funcionalidad de los modernos sistemas electrónicos de comunicación.
Es una aplicación segura y accesible que permite la integración de aplicaciones externas para facilitar el envío automatizado de la información y el volcado masivo de datos y aliviar la carga administrativa de las empresas obligadas.
La aplicación ses.hospedajes está ya operativa. A prueba durante este 2024, en la misma ya se han registrado más de 61.500 establecimientos hoteleros, 1.100 agencias de viajes, 222 plataformas digitales y más de 1.700 empresas de alquiler de vehículos a motor.
Durante estos meses de prueba, el registro de pernoctaciones y alquiler de vehículos ha recibido ya 4,8 millones de datos de clientes de estas empresas, sin que su volcado se haya visto obstaculizado por impedimentos técnicos ni haya generado carga adicional en la gestión administrativa de los sectores obligados.
El registro ses.hospedajes no solo moderniza estos instrumentos policiales existentes en España desde hace décadas, sino que da además respuesta a dos mandatos incluidos en leyes vigentes en el ordenamiento jurídico:
- el artículo 45 del Acuerdo de Schengen de junio de 1985 establece la obligación de elaborar y poner a disposición de las autoridades las fichas de identidad de los clientes de establecimientos hoteleros.
- la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, que en su artículo 25 obliga a diversos sectores económicos, el hospedaje y el alquiler de vehículos entre ellos, a disponer de un registro documental de sus clientes.
Este registro ha sido analizado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que concluyó que su contenido queda amparado por el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. También el Consejo de Estado dio su aval a esta nueva regulación.
Entrada a la habitación de un hotel.
